Caritasverband für die Erzdiözese Bamberg

• Schaffung einer zentralen Verwaltungs- und Abrechnungsstruktur für 17 Träger mit 37 angeschlossenen Sozialstationen
• Ablösung von administrationsaufwendigen Insellösungen durch Einsatz einer gemeinsamen EDV-unterstützten Touren- und Einsatzplanung
• Sicherstellung der individuellen Versorgung durch eine Bezugspflegekraft
• Standardisierung von Prozessen
• Datenträgeraustausch mit den Kranken- und Pflegekassen
• Benchmark-Ermittlung

Der Standort

Obere Königstraße 4b
96052 Bamberg
Bayern
www.caritas-bamberg.de

Was es bietet

Ausgangssituation

Zu Projektbeginn waren in den Sozialstationen unterschiedliche EDV-Anwendungen für die Patientenerfassung und Abrechnung eingesetzt. Bestimmte Module, wie beispielsweise Besuchsplanung, Tourenplanung, Dienstplan und Erstellung von Arbeitszeitnachweisen waren in den Programmen gar nicht erst vorgesehen. Die administrationsaufwändigen Insellösungen sollen durch den Einsatz des neuen EDV–Programms '.snap ambulant' zusammengeführt und die Organisation sowie Arbeitsabläufe dadurch gestrafft werden.

Der Verwaltungsaufwand in der ambulanten Pflege ist in den letzten Jahren massiv angestiegen, was in der Praxis immer weniger Zeit in der direkten Versorgung bei den Pflegenden bedeutet. Bei gesetzlichen Änderungen und Gebührenerhöhungen mussten die einzelnen Sozialstationen die Bearbeitung der Vorlagen jeweils für sich vornehmen. Dies führte natürlich zu einem hohen Informations-, Zeit- und administrativen Aufwand.

Projektkonzeption

Durch die Reformen des Gesundheitswesens (Devise "ambulant vor stationär“) ist zukünftig mit einem weiter steigenden Bedarf an ambulanten pflegerischen Leistungen zu rechnen. Ebenso wird die demografische Entwicklung der Gesellschaft zu einem zusätzlichen Bedarf an pflegerischen Leistungen in der Häuslichkeit führen.

Um die Leistungsfähigkeit in den Caritas-Sozialstationen zu erhalten und die Stationen für die Herausforderungen der Zukunft zu rüsten, müssen die Verwaltungsabläufe gestrafft, Doppelerfassungen reduziert und die Abläufe als Prozesse in den Stationen neu beschrieben werden.

Alle die Programmauswahl und -einführung betreffenden Alternativen wurden im Arbeitskreis "EDV Sozialstationen“, der als Steuergruppe eingesetzt ist, getroffen. Jegliche Entscheidungen, Verbesserungsvorschläge, zentralen Dokumente, Auswertungen und Änderungen im Programm wurden und werden auch heute noch in den Arbeitskreis eingebracht, dort beraten und entschieden. Dieser Arbeitskreis wird auch weiterhin als Steuergruppe die Sozialstationen bei der Weiterentwicklung des EDV-Programms '.snap ambulant' begleiten.

Wie es geplant und gebaut wurde

Zielsetzung und Projektdurchführung

Das Ziel des Projektes besteht in der flächendeckenden Einführung des EDV-Programms '.snap ambulant' mit den Modulen: Stammdatenerfassung, Tourenplanung, Dienstplanung, Abrechnung mit Kostenträgern und Arbeitszeitnachweisen in 37 Sozialstationen mit Vernetzung und zentraler Steuerung.

Die einzelnen Schritte der Umsetzung lassen sich wie folgt beschreiben:

• 17 Träger mit unterschiedlichen Strukturen entscheiden sich für die Einführung eines gemeinsamen EDV–Programms mit der Anbindung an einen Zentralserver
• Umstellung auf eine EDV-gestützte Touren- und Einsatzplanung als zentralem Prozess in der Sozialstation, Wegfall der Stecktafel in den Sozialstationen
• Entbürokratisierung durch Wegfall der aufwändigen Bearbeitung von Vorlagen in den einzelnen Sozialstationen bei gesetzlichen Änderungen und Gebührenerhöhungen
• Sicherstellung der Möglichkeit des Datenträgeraustausches nach § 105 SGB XI und § 302 SGB V mit den Kranken- und Pflegekassen
• tagesaktuelle Bereitstellung von Kennzahlen zur Steuerung der Einrichtung; dies wird aufgrund der massiven Einsparungen im Gesundheitsbereich immer wichtiger, um Leerlaufzeiten zu verhindern und dadurch die Existenz der Sozialstation sowie den Erhalt der Arbeitsplätze zu sichern
• Dienstplanung per EDV: Wegfall der manuellen Arbeitszeitfassung der Mitarbeiter durch die gleichzeitige Erfassung der Arbeitszeit der Mitarbeiter aus der Ist-Tourenerfassung. Automatisierung der Arbeitszeitbewertung, Überstundenberechnung und Bewertung der Dienste an Feiertagen, Wochenenden und in der Nacht

Resultate

Mit dem neuen System wurde den Sozialstationen ein praxistaugliches Instrument in die Hand gegeben, das nicht nur durch Transparenz und relativ einfache Handhabung überzeugt, sondern den Stationsleitungen ermöglicht, Zeitressourcen, die sich durch den in Gang gekommenen Entbürokratisierungsprozess ergeben, zu identifizieren und zu nutzen.

Ebenfalls kann man als Ergebnis feststellen, dass durch die Umsetzung des Projektes die Kommunikation und die Zusammenarbeit der einzelnen Sozialstationen untereinander und mit dem Diözesan-Caritasverband Bamberg erheblich verbessert wurden.

Durch die gemeinsame Festlegung und Definition von Begrifflichkeiten, durch die Vereinheitlichung im Vorlagewesen und durch die oft langen Diskussionen bei einheitlichen Verfahren hat man eine gemeinsame Sprache entwickelt und kann somit wesentlich besser miteinander kommunizieren und umgehen. Die Vernetzung, die oft angesprochen wurde, aber tatsächlich nie in der Praxis stattgefunden hat, wurde durch dieses Projekt erreicht.

Als nächster Schritt ist die Einführung der mobilen Datenerfassung in allen am Projekt beteiligten Sozialstationen geplant. Dazu wird es in drei Sozialstationen im Oktober und November 2007 Teststellungen geben. Nach der Fehlerbereinigung erfolgt eine Umsetzung im Jahr 2008.

Ein detaillierter Sachbericht zum Projekt mit Dokumentation der einzelnen Umsetzungsschritte und den bislang erzielten Erfolgen ist in der rechten Spalte zum Herunterladen verfügbar.

Projektdetails

Koordinationsstelle

Caritasverband für die Erzdiözese Bamberg e. V.
Obere Königstraße 4b
96052 Bamberg

Kosten

circa 320.000 Euro

Struktur nach Projektende

Versorgung von circa 3700 Patienten durch 17 Träger

35 Sozialstationen in Trägerschaft von Stadt- und Kreis-Caritasverbänden
2 Sozialstationen in Trägerschaft von katholischen Krankenpflegevereinen
10 Familienpflegeeinrichtungen
5 Tagespflegeeinrichtungen

Projektpartner

Software für ambulante Dienste
Euregon AG
Sterzinger Straße 3
86165 Augsburg